Voortgang · desktop
U ziet waar iedere auto staat en wat er moet gebeuren.
Het overzicht laat zien welke stap bezig is. Vraagt iets om actie, dan valt dat direct op. Ook een dossier dat dreigt vast te lopen blijft niet verborgen.
Van binnenkomst tot oplevering
Eén duidelijk schadeherstelproces, ook als het anders loopt dan gepland.
Q-Entra houdt iedere stap bij in hetzelfde dossier. Ook een afwijking blijft daarin zichtbaar. Soms is eerst een offerte of extra controle nodig. Uitbesteed werk en herwerk sluiten later weer op hetzelfde dossier aan.
- Verwachten
- Inspecteren
- Besluiten
- Plannen
- Uitvoeren
- Controleren
- Overdragen
- Afronden
Stap 01
Verwachten en aanmelden
Een voertuig kan automatisch worden aangeleverd of met de hand worden ingevoerd. Q-Entra zet de bekende gegevens over de auto en klant in één actief dossier. De opdrachtgever wordt daaraan gekoppeld.
U begint met één herkenbaar dossier en voorkomt dubbel werk.
Stap 02
Innemen en inspecteren
De schouwer legt per paneel vast wat er te zien is. Foto's en metingen komen bij het schadepunt te staan. De voorgestelde herstelkeuze staat er direct naast. De vakinhoudelijke beoordeling blijft bij de bevoegde medewerker.
Het besluit is gebaseerd op informatie die in het dossier staat.
Stap 03
Route kiezen
Na de beoordeling kan het dossier direct naar een werkorder. Soms is eerst een offerte of extra controle nodig. Q-Entra bewaart de keuze en laat zien wie daarna aan zet is.
Een afwijking krijgt een duidelijke status en eigenaar, geen losse notitie.
Stap 04
Voorbereiden en plannen
Voor de start ziet de planning welke vakmensen nodig zijn. Ook ontbrekende onderdelen vallen op. Daarna kan worden bepaald wanneer er ruimte is en wanneer de auto klaar kan zijn. Een knelpunt blijft staan bij de stap die erop wacht.
De werkplaats ziet wat kan doorgaan en wat eerst aandacht nodig heeft.
Stap 05
Uitvoeren en terugmelden
Taken worden intern of extern verdeeld. De uitvoerder ziet de juiste instructies en dossierinformatie. Voortgang en terugmelding blijven gekoppeld aan de werkorder.
Hetzelfde dossier blijft leidend, ook als een ander bedrijf werk uitvoert.
Stap 06
Controleren en herwerk sturen
Bij de eindcontrole wordt het uitgevoerde werk vergeleken met de eerdere afspraken. Is iets niet goed, dan blijft de reden zichtbaar. Het herwerk krijgt een eigen actie. Daarna wordt ook de nieuwe controle vastgelegd.
De controle is een echte stap in het werk, geen vinkje achteraf.
Stap 07
Voorbereiden op overdracht
Na akkoord kan de factuur worden voorbereid of het dossier worden overgedragen. Per klant spreken we af welke informatie naar een ander systeem gaat en in welk formaat.
De administratie werkt verder met hetzelfde dossier en hoeft niet opnieuw te beginnen.
Stap 08
Transporteren en bewaren
De keuze voor transport blijft gekoppeld aan de auto. Berichten over de overdracht staan op dezelfde plek. Na afronding bewaart het dossier wat er is gebeurd en welke documenten daarbij horen.
Ook na oplevering kunt u terugzien wat is gedaan en besloten.
Als het anders loopt
Een afwijking blijft gewoon zichtbaar.
Soms is een extra beoordeling nodig. Een auto kan ook wachten op onderdelen of werk buiten de deur. Zelfs na afkeur blijft het dossier gewoon doorlopen.
Offerte en besluit
De offerte blijft in hetzelfde dossier staan. Na het besluit wordt daar ook de volgende stap vastgelegd.
Aanvullende controle
Een interne of externe beoordeling krijgt een eigen status en terugmelding. Zo nodig volgt een nieuwe ronde.
Externe uitvoering
Een externe uitvoerder ziet het toegewezen werk en de juiste instructies, zonder toegang tot de rest van de organisatie.
Afkeur en herwerk
Na afkeur gaat het werk terug naar een concrete herstelactie. Beide controles blijven bewaard.
Meer bekijken
Bekijk wat Q-Entra per stap kan doen.
U kunt uw eigen werkwijze naast Q-Entra leggen. Dan wordt snel duidelijk waar informatie verloren gaat. Vaak ziet u ook meteen waarom iemand moet wachten. Los bewaard bewijs valt daarbij vanzelf op.